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Quelle: ©PantherMedia.net/Gaurav Kumar

Urkundssachen

Verwendung öffentlicher Urkunden im Ausland

Legalisation; Apostille

Inhaltsverzeichnis


Warum kann ich nicht direkt die deutsche öffentliche Urkunde im Ausland vorlegen?

In der Regel werden deutsche Urkunden von den ausländischen Behörden oder Gerichten nur anerkannt, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist.

Diese erfolgt durch

  • Bestätigung der Echtheit der Unterschrift,
  • Bestätigung der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat,
  • ggfs. Bestätigung der Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist.

In dem Verfahren wird unterschieden zwischen

  • Legalisation,
  • Apostille.

Ob eine Legalisation oder eine Apostille bzw. ob und ggfs. für welche Urkunden ein Verzicht auf die Legalisation oder/und Apostille besteht, hängt davon ab, in welchem Staat die öffentliche Urkunde verwendet werden soll.

 

Welche öffentlichen Urkunden sind von jeder Förmlichkeit befreit?

Von jeder Förmlichkeit sind u. a. befreit:

  • deutsche Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die in den anderen Vertragsstaaten des Übereinkommens der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC-Übereinkommen) benötigt werden;
  • deutsche Urkunden, soweit nach den zwischenstaatlichen Vereinbarungen mit dem Staat, in dem die Urkunden vorgelegt werden sollen, ein Verzicht auf jegliche Förmlichkeit vereinbart worden ist (z. B. Österreich);
  • deutsche Urkunden, soweit diese in einem anderen EU-Mitgliedstaat bzw. in einem anderen Vertragsstaat vorgelegt werden sollen und nach den EU-Verordnungen (z. B.Art. 56 EU-Verordnung Nr. 44/2001) bzw. den Übereinkommen (z. B.Art. 9 HUVÜ 1958, Art. 17 HUVÜ 1973, Art. 49 EuGVÜ/Art. 49 LugÜ) ein Verzicht auf jegliche Förmlichkeit vereinbart ist.

In diesen Fällen ist weder eine Legalisation noch eine Apostille erforderlich.



Legalisation; Endbeglaubigung zum Seitenanfang 

Was ist eine Legalisation?

Die Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunde durch die zuständige Auslandsvertretung des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll.

 

In welchen Fällen benötige ich keine Legalisation?

Eine Legalisation ist u. a. in folgenden Fällen nicht erforderlich:

  • für deutsche Urkunden, die von jeder Förmlichkeit befreit sind,
  • für deutsche Urkunden, soweit diese in den anderen Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens vom 05. 10. 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation benötigt werden.

 

Wo erhalte ich die Legalisation? Wer ist für die Vorbeglaubigung/Beglaubigung/Legalisation zuständig?

Für die Legalisation wird eine Vorbeglaubigung und ggfs. eine Beglaubigung der deutschen öffentlichen Urkunde benötigt.

Die Vorbeglaubigung notarieller Urkunden erfolgt durch das Landgericht am Sitz des Notars.
Die Legalisation erfolgt dagegen durch die Auslandsvertretung in Deutschland.

 

In welchen Fällen ist eine Endbeglaubigung erforderlich?

Die Vertretungen bestimmter Staaten verlangen für die Legalisation deutscher Urkunden eine so genannte Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt, Referat II B4, 50728 Köln.

Ob im Einzelfall eine Endbeglaubigung erforderlich, entnehmen Sie bitte dem Merkblatt des Auswärtigen Amts externer Link, öffnet neues Browserfenster / neuen Browser-Tab .

Wer erteilt die Endbeglaubigung?

Die Endbeglaubigung erfolgt durch das Bundesverwaltungsamt.

Die Aufgabe der Endbeglaubigung wurde vom Auswärtigen Amt auf das Bundesverwaltungsamt übertragen.


Apostille zum Seitenanfang

Was ist eine Apostille?

Für deutsche Urkunden, die in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens vom 05. 10. 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation benötigt werden,  ist wechselseitig auf die Legalisation verzichtet worden.

Soweit die deutsche Urkunde nicht von jeglicher Förmlichkeit befreit ist, wird in den anderen Vertragsstaaten insoweit eine Apostille benötigt.

Die "Haager Apostille" ist - ebenso wie die Legalisation - die Bestätigung der Echtheit der öffentlichen Urkunde.

Eine Beteiligung der Auslandsvertretung ist - im Gegensatz zur Legalisation - nicht erforderlich.

 

Benötige ich eine Vorbeglaubigung der öffentlichen Urkunde für die Erteilung der Apostille?
Wo erhalte ich die Apostille zu notariellen Urkunden?

Mit Ausnahme der notariellen Urkunden wird für die Erteilung der Apostille eine Vorbeglaubigung der deutschen Urkunden benötigt.
Die Erteilung der Apostille zu notariellen Urkunden erfolgt durch das Landgericht.


Übersetzungshilfe-FormularGrenzüberschreitende Urkundssachen                                                                                                                                                           

Was ist Rechtsgrundlage?

Rechtsgrundlage ist die EU-Urkundenvorlageverordnung vom 06.07.2016 (EU-Verordnung Nr. 2016/1191 (EuUrkVorlVO).


Wie ist der sachliche und örtliche Anwendungsbereich der EU-Urkundenvorlageverordnung?

Sie gilt insbesondere für öffentliche Urkunden über den Personenstand.
 
Die EU-Urkundenvorlageverordnung unterscheidet bei den Sachverhalten zwischen 11 unterschiedlichen Übersetzungshilfe-
formularen.                                        

Die Erteilung des Übersetzungshilfe-Formulars ist ncht Aufgabe der Gerichte;
diese sind allenfalls in Rechtssachen mit dem Übersetzungshilfe-Formular des Standesamts/der Meldebehörde oder des Bundesamts für Justiz befasst.

Die EU-Verordnung Nr. 2016/1191 gilt in allen EU-Mitgliedstaaten ab 16.02.2019 oder dem späteren EU-Beitritt.



Zu welchen deutschen öffentlichen Urkunden kann ein Übersetzungshilfe-Formular erteilt werden?

Es kommen öffentliche Urkunden aus dem Personenstands- und Meldebereich und über die Vorstrafenfreiheit in Betracht:

  • Geburtsurkunde,
  • einfache Meldebescheinigung (Leben),
  • Sterbeurkunde,
  • Eheurkunde,
  • Ehefähigkeitszeugnis,
  • erweiterte Meldebescheinigung (Familienstand),
  • Lebenspartnerschaftsurkunde,
  • Bescheinigung zur Begründung einer Lebenspartnerschaft,
  • erweiterte Meldebescheinigung (Status der eingetragenen Partnerschaft),
  • einfache Meldebescheinigung (Wohnsitz/Ort des gewöhnlichen Aufenthalts),
  • Führungszeugnis zum Nachweis der Vorstrafenfreiheit.


Wo erhalte ich das Übersetzungshilfe-Formular zu der öffentlichen Urkunde?

Das Standesamt bzw. das Meldeamt stellt das Übersetzungshilfe-Formular aus;
die Erteilung des Übersetzungshilfe-Formulars zu dem Führungszeugnis und ggfs. zu der gerichtlichen Urkunde (Berichtigung der Personenstandsurkunde) erfolgt dagegen durch das Bundesamt für Justiz externer Link, öffnet neues Browserfenster / neuen Browser-Tab.



Welche Vorteile bietet das Übersetzungshilfe-Formular?

Die öffentliche Urkunde ist von der Echtheitsbestätigung (Apostille/Legalisation) befreit;
es genügt die Vorlage eines Übersetzungshilfe-Fomulars.  

Die vorgenannten mehrsprachigen Übersetzungshilfe-Formulare verringern den Übersetzungsaufwand;
für diese Urkunde ist keine Übersetzung mehr erforderlich wie bei den Urkunden mit Echtheitsbestätigung (Apostille, Legalisation).




Welche Vorsichtsmaßnahmen enthält die EU-Urkundenvorlageverordnung, um Urkundenbetrug oder Urkundenfälschung vorzubeugen?

Hat eine Behörde berechtigte Zweifel an der Echtheit einer öffentlichen Urkunde, kann sie deren Echtheit bei der ausstellenden Behörde über eine bestehende IT-Plattform (das Binnenmarkt-Informationssystem IMI) prüfen.

Berechtigte Zweifel an der Echtheit können sich insbesondere beziehen auf

  • die Echtheit der Unterschrift,
  • die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat,
  • die Echtheit des Siegels oder Stempels,
  • eine mögliche Fälschung oder Verfälschung der Urkunde.